Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí?

Quản lý hàng bằng excel là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, cơ sở, cửa hàng kinh doanh quy mô nhỏ. Tuy nhiên, giải pháp sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí có thật sự thuận lợi? Có tồn tại những khó khăn, chưa hợp lý nào không? Từ đó rút ra kết luận có nên sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel không?

Vai trò quan trọng của việc quản lý kho

Việc quản lý hàng tồn kho giúp cơ sở, doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý, giám sát các hoạt động kinh doanh. Không những thế giúp các đơn vị phát triển tốt hơn quy mô kinh doanh. Quản lý giám sát xuất nhập kho thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị. Dễ dàng rà soát, đối chiếu khi cần thiết.

Nếu quản lý kho không tốt, không biết lựa chọn phần mềm phù hợp. Bạn sẽ dễ đối mặt với các rủi ro:

• Thất thoát hàng hóa, không kiểm tra được lượng hàng.
• Vòng quay tồn kho chậm, không kiểm tra được hàng, kho, tiền.
• Tỉ lệ hàng hỏng cao, không chú ý đến hạn sử dụng sản phẩm
• Tỉ lệ cạnh tranh kém, khó phát triển quy mô kinh doanh

Chính vì thế, bên cạnh các yếu tố con người, quy trình thì một phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí trong bán hàng là hết sức cần thiết. Lúc này bạn cần có một phần mềm/ ứng dụng quản lý kho phù hợp. Không nhất thiết phải đắt nhất nhưng phải phù hợp nhất.

Hiện nay có 2 nhóm chính:

Sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí (ngôn ngữ lập trình VBA)

Sử dụng các phần mềm quản lý kho trên ngôn ngữ lập trình khác (SQL) hoặc chạy trên nền tảng web

Trong phạm vi bài viết này, cùng tìm hiểu về ưu nhược điểm của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí và phần mềm quản lý kho trên ngôn ngữ lập trình khác. Để biết được có nên sử dụng phần mềm trong quản lý kho hay không. Những điều cần chú ý khi quản lý kho bằng phần mềm excel này:

Tìm hiểu các mặt của phần mềm quản lý kho bằng excel

Mang lại cho bạn những tiện lợi trong quản lý:

• Muốn có một công cụ quản lý kho đơn giản và dễ dùng. Phù hợp với kinh doanh ít mặt hàng, không có nhiều tính năng. Sử dụng ít thao tác và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau.
• Không giỏi về nghiệp vụ kế toán. Sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí không yêu cầu bạn giỏi về Excel
• Muốn kiểm soát dữ liệu nhập – xuất tiết kiệm chi phí tối đa. Dễ dàng kiểm soát, tra cứu.
• Có thể tùy chỉnh/ thuê thiết kế thêm các báo cáo, tính năng giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu

Nhược điểm của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí:

+ Chỉ tính được báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng. Không kiểm soát được theo các yếu tố khác.

+ Không xem được quản lý kho bằng excel với báo cáo từ ngày … tới ngày …

+ Quản lý được vài chục mã hàng sẽ đảm bảo tốc độ. Còn nếu có hàng trăm, hàng nghìn mã thì dễ bị nhầm lẫn. Quản lý không đảm bảo.

Tìm hiểu các mặt về phần mềm trên ngôn ngữ lập trình web

Ưu điểm phần mềm trên ngôn ngữ lập trình khác/ trên web

Bạn lựa chọn nhóm giải pháp này khi:

• Phù hợp với các doanh nghiệp, công ty có nhiều chi nhánh, hoạt động theo hình thức hệ thống thì nên chọn phần mềm nhóm này
• Lượng dữ liệu nhập xuất của bạn rất lớn, quy mô công ty, doanh nghiệp lớn: Con số dữ liệu lên đến hàng trăm nghìn, hàng triệu.
• Muốn sử dụng cho nhiều máy cùng nhập dữ liệu một lúc. Khác với phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí giới hạn máy. Quản lý kho trên lập trình web theo kiểu máy trạm máy chủ.
• Dễ dàng sử dụng online
• Ngân sách đầu tư phần mềm lớn

Nhược điểm của phần mềm ngôn ngữ lập trình web

Bởi lẽ, chi phí đầu tư cho các phần mềm dạng này thường rất lớn, mức độ hữu dụng không cao. Bạn phải tùy chỉnh giữa các phần mềm mua về với thực tế quản lý.

Thường xuyên yêu cầu chỉnh sửa module để phù hợp. Rất tốn kém chi phí quản lý. Không thực sự hiệu quả nếu không biết sử dụng phù hợp. Dễ dẫn tới lỗi hệ thống hơn so với phần mềm quản lý kho bằng excel trên thị trường.

Trên đây là một số lưu ý về vai trò, chức năng của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí. So sánh giữa hai loại phần mềm quản lý kho trên thị trường hiện nay. Cần căn cứ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức của bạn để có được lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.

==> XEM NGAY: